|
بسیاری از ما تصور یک روز بدون ایمیل مثل روزی بدون غذا یا آب است. در صورت عدم دسترسی به آن توانایی رسیدگی به بسیاری از کارهای خود را از دست داده و احساس میکنیم ارتباطمان با جهان بیرون قطع شده است. نحوهی استفاده از این روش ارتباطی به حدی راحت و ساده است که گاهی فراموش میکنیم برای نوشتن ایمیلهای کاری یا شخصی نیز رعایت بعضی از قوانین لازم است.
به ایمیل به چشم سندی دائمی نگاه کنید. فراموش نکنید که ایمیلهای شما خصوصی نیستند. با وجود اینکه میتوان آنها را به راحتی پاک کرد، بایستی به آنها با دیدی رسمی و حرفهای نگاه کنید.
- ایمیل خود را با سلام و تهنیت شروع کنید. بدون مقدمه به موضوع اصلی نپردازید.
- موضوع مناسبی برای ایمیل خود انتخاب کنید. این کار پیدا کردن آن را در آیندهی برای مخاطبتان بسیار سادهتر میکند.
- مختصر و مفید بنویسید.
- پاراگراف ها را با یک خط خالی از هم جدا کنید.
- از حروف بزرگ در تمامی در تمامی جمله استفاده نکنید .
- از صورتک (Smiley) استفاده نکنید.
- برای تاکید از علامت تعجب و شبیه آن استفاده نکنید . این کار به معنای فریاد کشیدن است !!
- از کلمات اختصاری استفاده نکنید. تایپ By The Way به جای BTW وقت زیادی را نمی گیرد.
- در استفاده از طنز بسیار دقت کنید.
- در Forward کردن جک و شبیه آن خودداری کنید.
- قبل از کلیک روی دکمهی ارسال یک بار دیگر متن خود را بخوانید. معمولا چیزی مثل غلط گرامری یا کلمهای جا افتاده برای تصحیح کردن پیدا میکنید.
- همیشه، همیشه، همیشه، همیشه از غلط یاب املائی استفاده کنید.
- کلمات خود را با دقت انتخاب کنید .
- همه ما ایمیل هایی ارسال کرده ایم که بعداً از آنها پشیمان شده ایم . در نتیجه از قابلیت “ queue” در نرم افزار خود که ایمیل های شما را در صف انتظار برای ارسال قرار می دهد استفاده کنید.
چند نمونه :
Letters of Applications
Sample 1
Sample 2
Sample 3
Sample 4
Sample 5
Admission Letter
Sample 1
Sample 2
Sample 3
|