تهیه اسلاید

 نکات مهم قبل از شروع به تهیه‌ی اسلایدها 

     قبل از شروع به تهیه‌ی اولین اسلاید به جواب سه سوال زیر به دقت فکر کنید: 
               

                      o هدف از سخنرانی شما چیست؟ 

                      o پیام اصلی ارائه‌ی شما چیست؟ 

                      o مخاطب سخنرانی شما چه کسی است؟

بیشتر افراد در روشی اشتباه ابتدا به سوال اول فکر می‌کنند و سپس با شروع به تهیه‌ی اسلایدها بیشتر وقت و انرژی خود را بر روی مورد دوم قرار می‌دهند. در صورتی که قبل از هرچیز باید به نوع مخاطبتان توجه کنید. نوع و نحوه‌ی ارائه‌اطلاعات و همچنین ادبیات به کار رفته هنگامی که برای اساتید خود سخنرانی می‌کنید با وقتی که برای همکلاسیان خود صحبت می‌کنید بسیار متفاوت است. همیشه ممکن است افراد مختلفی مثل استاد، دانشجو و یا مسئولین مختلف به طور همزمان در سخنرانی شما حضور داشته باشند، در نتیجه همیشه سعی کنید مخاطب اصلی خود را بشناسید و سخنرانی و اسلایدهای خود را بر اساس آن تنظیم کنید.

نکات مهم در هنگام تهیه‌ی اسلایدها

• اسلایدهای خود را حتماً شماره‌گذاری کنید. 
•  از عدم وجود غلط املایی در اسلایدها مطمئن شوید. 
•  وقت خود را به سه قسمت ابتدایی، اصلی و پایانی تقسیم بندی کنید. برای قسمت آغازین و پایانی ۱۰ ٪ و برای قسمت اصلی ۷۰ الی ۸۰ ٪ از وقت و اسلایدهای خود را اختصاص دهید.
• بر روی هر اسلاید بین ۱ تا ۲ دقیقه صحبت کنید. 
•  اگر لازم است در حین صحبت‌هایتان از یک اسلاید خاص چندین مرتبه استفاده کنید حتماً آن را در تمام قسمت‌های لازم قرار دهید. 
•  تا جای ممکن به جای استفاده از نکته‌های تیتروار، اطلاعات را به صورت‌های بصری مثل تصویر، نمودار و جدول ارائه کنید. تحقیقات نشان داده است که بیش از ۵۰ درصد مطالبی که شنوندگان یک Presentation دریافت می‌کنند اطلاعاتی است که به صورت بصری به آن‌ها ارایه شده است و سهم نوشته‌ها از این میزان، چیزی کمتر از ۱۰ درصد است. این تحقیقات همچنین نشان داده‌اند که مخاطبان اطلاعات بصری را برای مدت بسیار طولانی‌تری به خاطر می‌سپارند. 
•  برای هر چهار جهت اسلاید به خصوص قسمت پایینی آن به اندازه‌ی کافی حاشیه‌ی خالی قرار دهید. در بسیاری اوقات دید مخاطبانی که در انتهای اتاق نشسته‌اند توسط افراد جلوتر گرفته می‌شود.
• به جای استفاده از جملات طولانی و کامل از تیترها و یا عبارات کوتاه استفاده کنید.
• اندازه‌ی فونت‌ها را تا جای ممکن بزرگ انتخاب کنید، حتی هنگامی که قرار است اسلایدهای خود را در اتاقی کوچک به نمایش بگذارید. 
•  از پس‌زمینه‌هایی با رنگ‌های روشن و متون تیره و یا برعکس استفاده کنید و به خاطر داشته باشید که رنگ‌ها بر روی صفحه‌ی اصلی روشن‌تر از مانیتور شما به نظر خواهند آمد.
• اگر تعداد اسلاید‌های زیادی دارید می‌توانید با عوض شدن موضوع نوع پس‌زمینه را نیز تغییر دهید. 
•  همیشه ممکن است به دلایلی وقت کمتری برای سخنرانی شما در نظر گرفته شود، در نتیجه هنگام تهیه‌ی اسلایدها به مطالب و اسلایدهایی که در صورت کمبود وقت می‌توانید آن‌ها را نادیده بگیرید فکر کنید.
• در حین تهیه‌ی اسلایدها به سوالات و مواردی که پس از سخنرانی ممکن است از شما پرسیده شود فکر کنید. جواب این سوال‌ها را می‌توانید به صورت اسلایدهایی جداگانه تهیه و پس از آخرین اسلاید اصلی قرار دهید تا در صورت لزوم سریعاً آن‌ها را نمایش دهید. این کار علاوه بر داشتن تاثیر مثبت بر مخاطبان شما نشان‌دهنده‌ی آمادگی شماست.
• از افکت‌های انیمیشنی تنها هنگامی که هدف خاصی دارید استفاده کنید. استفاده‌ی بیش از حد از این افکت‌ها برای بسیاری از افراد آزار دهنده است.
  

نکات مهم در هنگام سخنرانی

•  قبل از همه وارد محل انجام Presentation شوید و از وجود و کار کردن تمامی امکانات مورد نیاز خود اطمینان حاصل کنید. 
•  قبل از شروع ارایه محلی که قرار است در آن صحبت کنید، مخاطبان خود و صحبت‌های خود را در ذهن خود مجسم کنید. تجسم ذهنی مراحل سخنرانی از ابتدا تا انتهای آن در کاهش اضطراب بسیار موثر است.
• داشتن اضطراب امری طبیعی است و همه‌ی افراد به آن دچار می‌شوند. به جای تلاش برای از بین بردن اضطراب خود از آن به سود خود و در جهت تمرکز بیشتر استفاده کنید. 
•  موبایل خود را خاموش کنید.
• در نرم‌افزار PowerPoint برای پاک کردن موقت صفحه می‌توانید کلید W (سفید) و یا B (سیاه) را فشار دهید. 
•  بهترین سخنرانان نیز گاهی مرتکب اشتباه می‌شوند اما چیزی که آن‌ها را متمایز می‌کند تمرکز بر روی ادامه‌ی صحبت است. اگر اشتباهی کردید بر روی ادامه‌ی سخنرانیتان تمرکز کنید و مطمئن باشید که مخاطبان شما نیز همین کار را انجام خواهند داد.
• به هیچ عنوان از مدت زمانی که برای ارائه‌ی شما در نظر گرفته شده است بیشتر صحبت نکنید. اینکار نشان دهنده‌ی بی‌نظمی و عدم تمرین شماست. 
•  مهمترین ابزار شما در هنگام ارائه، صدای شماست. مخاطبان شما در بیشتر موارد با توجه به نوع صدا و صحبت کردن شما متوجه اشتباهات شما خواهند شد، در نتیجه سعی کنید صدایتان حامل ترس و عدم اعتماد به نفس نباشد. نکته‌ی دیگری که باید به آن توجه کنید پرهیز از یکنواختی صداست. یکنواخت بودن صدا شما را بسیار خسته‌ کننده نشان داده و از میزان توجه شنوندگان به شما به شدت می‌کاهد. سخنرانان حرفه‌ای هنگامی که قصد جلب توجه شنوندگان را دارند صدای خود را کم و هنگامی که قصد تاکید به نکته‌ای خاص را دارند صدای خود را بیشتر می‌کنند. 
•  به جای نگاه کردن به اسلایدها به مخاطبان خود نگاه کنید. داشتن ارتباط چشمی با شنوندگان یاعث ایجاد صمیمیت و افزایش اعتبار شما خواهد شد.